Vous êtes souvent amené à engager des frais d’hôtel et de restaurant pour vous rendre à des congrès, des salons professionnels, ou tout simplement pour aller à la rencontre de vos clients et de vos fournisseurs. Nos conseils pour pouvoir déduire ces frais...
Des frais déductibles... sous conditions
Le principe. Les frais de représentation sont admis en déduction des résultats de l’entreprise dès lors qu’ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles et qu’ils sont justifiés.
Des dépenses professionnelles... Des frais seront qualifiés de professionnels s’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, ils doivent être liés à l’exploitation, compte tenu de la nature et des conditions d’exercice de son activité.
... et justifiées : Les frais doivent être appuyés de justificatifs de nature à établir la réalité des dépenses. Il est donc vivement conseillé de conserver toutes les notes de restaurant, les factures d’hôtel en notant au verso l’objet du déplacement et l’identité et la qualité des participants aux repas.
Un peu de souplesse ? La doctrine administrative admet de ne pas remettre en cause systématiquement la déduction des frais de voyage, de réception et de représentation des chefs d’entreprise pour le seul motif que le montant de ces frais n’est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine lorsque les sommes comptabilisées au titre de ces frais correspondent à des dépenses d’ordre professionnel et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l’importance de l’exploitation (BOI-BIC-CHG-10-20-20 du 19.05.2014) .
Conseil : Cette doctrine peut utilement être invoquée si le fisc vous titille pour quelques justificatifs incomplets. Mais dans la mesure du possible, conservez le maximum d’éléments pour éviter d’être ennuyé par le fisc.
Rappel. Les entreprises doivent fournir, à l’appui de la déclaration de leurs résultats, le relevé détaillé de certains frais généraux engagés par les personnes les mieux rémunérées, et notamment les frais de voyage et de déplacement ainsi que les frais de réception.
Les difficultés les plus fréquentes
Les frais de restaurant individuels... Les frais supplémentaires de repas engagés par un contribuable imposé en BIC peuvent être déduits dès lors que la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce qu’il rentre déjeuner chez lui, sans cependant être excessive. Le caractère normal de la distance relève d’une appréciation au cas par cas, sous le contrôle du juge de l’impôt. Il est notamment tenu compte de la configuration de l’agglomération, la nature de l’activité exercée, l’implantation de la clientèle, ...
... mais pour un montant limité : La fraction de la dépense qui correspond aux frais que le contribuable aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile constitue une dépense d’ordre personnel : elle ne peut être déduite du bénéfice imposable. De plus, la dépense, même justifiée, ne peut être prise en compte qu’à hauteur d’un plafond (BOI-BIC-CHG-10-10-10 du 07.02.2018) . Concrètement, avec le barème 2018, le montant maximal déductible par jour s’élève à : 18,60 € (plafond) - 4,80 € (évaluation repas à domicile) = 13,80 € TTC.
À noter : Seuls les gérants d’EURL et les entrepreneurs individuels peuvent déduire, dans les limites décrites précédemment, leurs frais de repas personnels pris sur leur lieu de travail.
Et les frais engagés au profit du conjoint ? Il est fréquent que le chef d’entreprise soit accompagné par son conjoint lors d’un déplacement d’affaires. Dans ce cas, la quote-part des frais engagés à son profit n’est pas déductible, le lien avec l’exploitation n’étant en effet pas établi.
Attention ! Dans un récent arrêt, il a été jugé que la présence des conjoints à un séminaire ou voyage constituait un des éléments de nature à mettre en évidence le caractère non professionnel des frais engagés (Cass. 2e civ. 30.03.2017 n° 16-12132, D) .
Lors d’un contrôle, les dépenses de représentation, en particulier celles engagées par le chef d’entreprise, font quasi systématiquement l’objet d’un examen approfondi. Pour éviter une remise en cause de leur déduction, conservez les justificatifs et indiquez-y l’objet de la dépense, l’identité et la qualité des invités !